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Lo que necesitas saber

Categoría: La Auditoría

Si tienes problemas para dormir por la noche y recurres al código tributario del IRS para ayudarte, es posible que te encuentres con vocabulario muy distinto al que usas a diario. Uno de los términos más comunes que utiliza el IRS es “contemporaneous” (contemporáneo).
Entonces, ¿qué significa y por qué debería importarte?

Definición de “contemporáneo”

Según el IRS, significa que los registros utilizados para respaldar una deducción en tu declaración de impuestos fueron creados y obtenidos al mismo tiempo en que ocurrió el gasto o la donación que estás reclamando.

En otras palabras, si te das cuenta después de que olvidaste pedir un recibo, ya es demasiado tarde si intentas conseguirlo en una fecha posterior.

¡No es justo!

Tal vez sabes que tuviste el gasto, pero simplemente olvidaste pedir el recibo. Puedes considerar que es injusto, pero una y otra vez el IRS gana estos casos, ya que los tribunales fiscales respaldan la eliminación de deducciones cuando no existe documentación contemporánea.

Algunas áreas donde la documentación contemporánea es especialmente importante incluyen:

• Donaciones caritativas

• Deducciones de gastos de negocio y compras de activos

• Registros de millaje

• Registros de propinas

• Pérdidas por juegos de azar

• Gastos de viaje y entretenimiento

• Pérdidas por actividades de hobby

La donación de vehículos, botes y aviones es uno de los casos más citados donde la falta de documentación contemporánea genera problemas. Esto se debe a que el valor de este tipo de donaciones suele ser alto y el valor de mercado puede cambiar mes a mes.

Además, para cualquier donación de $250 o más, se requiere un acuse de recibo escrito y oportuno por parte de la organización benéfica.

Lo que necesitas saber

• Siempre pide un recibo.
  Antes de dejar un artículo donado, solicita siempre un recibo. En el caso de un vehículo, asegúrate de que la organización benéfica te entregue el Formulario 1098-C correctamente completado. Además, confirma que la organización utilice el vehículo o sea una entidad calificada que permita deducir el valor total de mercado.

• Si lo olvidas, llama de inmediato.
  Tan pronto te des cuenta de que falta un recibo o confirmación, llama y solicita que te lo envíen. Pide que el recibo tenga la fecha del día en que se realizó el servicio o la actividad.

• Piensa en el año fiscal.
  Entender qué significa “contemporáneo” es clave, ya que no siempre está definido de forma exacta. Si la documentación se recibe dentro del mismo año en que se hizo la donación o la transacción, generalmente estás en buen camino.

• Lleva un registro.
  Muchos gastos requieren documentación correcta en el momento en que ocurre la actividad. Esto aplica para el millaje deducible, pérdidas por juegos de azar y el registro de ingresos por propinas. Por eso, lleva un registro cuando ocurran los hechos.

• Espera para declarar.
  Para cumplir con la definición del IRS de documentación contemporánea, el recibo o acuse debe recibirse antes de la fecha más temprana entre:

  • el día en que presentas tu declaración, o

  • la fecha límite de presentación (incluyendo extensiones).
    Si quieres ir a lo seguro, no presentes tu declaración hasta tener toda la documentación en mano.

• Guarda evidencia visual.
  Si intercambias bienes o servicios (trueque), es recomendable documentar la fecha del servicio prestado y conservar evidencia de artículos o servicios similares que se estén vendiendo en ese momento (anuncios o copias de ofertas). Esta documentación oportuna ayuda a establecer el valor justo de mercado tanto de lo que recibes como de lo que ofreces.

• Ingresos por propinas y horas extra.
  Con la llegada de ingresos por propinas y horas extra libres de impuestos, deberás estar preparado para respaldar estas deducciones. Esto será especialmente complicado porque los empleadores no pueden desglosar estos montos en los formularios 1099 y W-2 de este año.
  Por eso, asegúrate de obtener de tu empleador un registro independiente y contemporáneo de estos ingresos antes de presentar tu declaración de impuestos.