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Antes de archivar su declaración de impuestos y todos los documentos relacionados, tómese un momento para hacer una última revisión. Una auditoría puede ocurrir en cualquier momento, y estar preparado ahora podría ahorrarle muchos dolores de cabeza más adelante.

Ya sea que sus registros estén en formato digital o en papel, lo importante es saber dónde están, mantenerlos seguros y asegurarse de que cumplan con los requisitos de respaldo.

📋 Lista de Verificación de Documentos

Utilice esta lista como guía para su organización. Como mínimo, sus registros deben incluir:

• Una copia de su declaración de impuestos firmada y todos los documentos enviados junto con ella

• Copias de hojas de trabajo que respalden su declaración

• Cheques cancelados de gastos deducidos

• Registro de pagos digitales y su fecha si usó sistemas electrónicos

• Recibos de gastos deducibles

• Estados de cuenta bancarios

• Estados de cuenta de inversiones

• Formularios W-2

• Formularios 1099 (de todos los tipos)

• Formularios 1095 (para comprobar seguro médico válido)

• Estados de cuenta hipotecarios (incluyendo el Formulario 1098 con intereses anuales pagados)

• Formularios K-1 (para sociedades, LLCs o corporaciones tipo S)

• Estados de cuenta de tarjetas de crédito

• Copias de compras o ventas importantes (ej: documentos de cierre de casa)

• Registros de millaje para viajes de negocio, caridad o médicos

• Documentación adecuada para comidas de negocios y uso del teléfono celular

• Recibos de donaciones caritativas (efectivo y bienes no monetarios)

• Soporte para todas sus deducciones detalladas

• Recibos y datos del cuidado infantil

• Gastos educativos

• Justificación del valor de donaciones grandes de bienes

• Prueba del valor de mercado de artículos heredados

• Mejoras de capital

🏠 Mejoras de Capital

Este es un buen momento para revisar los archivos de mejoras de capital: pagos hechos para mejorar el valor de su casa, segunda residencia u otros bienes valiosos. Estos registros serán clave al momento de calcular ganancias o pérdidas si decide vender. Considere crear una hoja de cálculo para registrar cada gasto.

🗑️ ¿Cuándo Desechar los Registros?

No se deshaga de sus documentos demasiado pronto. La regla general del IRS es conservar los registros por lo menos 3 años después de la fecha límite de presentación o de cuando se presentó realmente la declaración, lo que ocurra más tarde. Sin embargo:

• Si los ingresos están subreportados en más del 25%, el período puede extenderse hasta 6 años.

• Los registros relacionados con activos fijos deben conservarse mientras posea el bien, más tres años adicionales.