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Esta información trata sobre las recomendaciones de organización y conservación de documentos fiscales después de cerrar un año fiscal, especialmente en caso de que el IRS o el departamento de ingresos estatal seleccionen tu declaración para una auditoría. Aquí te resumo los puntos clave:

1. Conserva indefinidamente tu Formulario 1040: Nunca lo destruyas, ya que podrías necesitarlo para corregir errores en tu historial del Seguro Social o para demostrar que presentaste tu declaración.

2. Guarda los documentos de respaldo por al menos 3 años: Esto incluye formularios como W-2, 1099, K-1, recibos, cheques cancelados, estados de cuenta bancarios y registros de millaje. Es el tiempo recomendado en caso de auditoría del IRS.

3. Conserva por más tiempo los documentos de propiedades e inversiones: Debes guardar todo lo relacionado con tu base de costo y ganancias/pérdidas tributables al menos 3 años después de vender o deshacerte del activo.

4. Considera otros requisitos de retención de documentos:

   • Algunos estados requieren guardar documentos por más tiempo.

   • Ciertas situaciones federales exigen más años (6 o 7).

   • No hay límite de tiempo para auditorías si hay fraude.

5. No necesitas un sistema de archivo específico, pero sí organización:

   • Archiva por año.

   • Ordena los documentos según el flujo del Formulario 1040.

   • Escanea y guarda copias digitales.

   • Crea carpetas para el año actual (ej. 2025).

   • Tritura documentos antiguos en vez de botarlos directamente.

Recomendación final: Si tienes dudas sobre si desechar un documento, mejor consérvalo, a menos que sepas que puedes reemplazarlo fácilmente.

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