¿No tiene cheque? Así puede comprobar sus pagos
Qué hacer cuando necesita documentación de respaldo
Categoría del consejo: Auditorías
Antes de presentar su declaración de impuestos, es un buen momento para asegurarse de tener la documentación adecuada que respalde sus deducciones tributarias. Esto es importante porque muchos bancos comienzan a eliminar documentación en línea después de un año.
Antecedentes
El uso de cheques en papel ha cambiado drásticamente en los últimos diez años. Este cambio ha reducido considerablemente la posibilidad de contar con un cheque cancelado como prueba cuando llega una auditoría del IRS.
Esto se debe a que cada vez más personas utilizan:
Tarjetas de crédito
Moneda digital
Servicios de pago en línea
Con los pagos electrónicos, muchas veces el único comprobante es una simple transacción reflejada en la cuenta bancaria.
Además, las leyes actuales permiten a los bancos capturar digitalmente los cheques y luego destruir la copia física sin devolverla al cliente.
Entonces, ¿qué puede hacer si necesita demostrar que pagó un gasto deducible de impuestos?
Conozca lo que busca el IRS
Para comprobar una deducción, normalmente se requieren dos cosas:
1. Factura o comprobante de la transacción
Debe provenir de la organización relacionada con la actividad, como:
Iglesias
Organizaciones benéficas
Negocios o proveedores
Además, debe incluir:
Fecha
Detalles suficientes sobre la transacción
Descripción clara del gasto
2. Comprobante de pago
Aquí es donde se necesita:
El cheque cancelado
O evidencia detallada del pago realizado
Algunos consejos importantes
Conozca las políticas de su banco
Entienda:
Qué documentos conserva el banco
Por cuánto tiempo los mantiene
Si guarda copias digitales de cheques (frente y reverso)
Si cobra tarifas por solicitar copias de pagos anteriores
Guarde copias de todos sus estados de cuenta bancarios
Revise sus registros y asegúrese de conservar copias de todos los estados de cuenta mensuales.
Este suele ser el punto de partida para un agente del IRS que busca prueba de pago, por lo que también debería serlo para usted.
Las copias pueden ser:
Físicas
Digitales
Descargue las versiones en línea y guárdelas en archivos protegidos con contraseña.
Reúna comprobantes de pagos relacionados con impuestos
Revise sus estados de cuenta e identifique los pagos que probablemente utilizará como deducciones tributarias.
Asegúrese de conservar:
Copias del frente y reverso de los cheques
Comprobantes digitales de pagos electrónicos
Si hace esto a tiempo, muchas veces las copias aún están disponibles en línea sin costo adicional.
Incluso muchos pagos electrónicos incluyen copias digitales que pueden utilizarse como respaldo.
Obtenga confirmaciones independientes
Si realiza pagos grandes, asegúrese también de obtener una confirmación independiente del comercio u organización para respaldar la deducción.
Esto es especialmente importante para:
Donaciones benéficas de $250 o más
Gastos médicos
Gastos de negocios
Aunque hoy en día es más difícil obtener pruebas tradicionales de pago, el IRS entiende que la tecnología está cambiando la forma en que se documentan las transacciones.
Mantenerse organizado con esta documentación durante el año puede ahorrarle muchos problemas si alguna vez necesita demostrar sus deducciones ante el IRS.
